Pentingnya Administrasi Pendidikan
PENTINGNYA ADMINISTRASI PENDIDIKAN
A. Pendahuluan
Kebanyakan orang berpendapat bahwa administrasi hanya dianggap sebagai
kegiatan tulis-menulis dan pembukuan keuangan. Pandangan tersebut
kadang-kadang ada benarnya juga dan bukan tidak beralasan. Secara fisik
dan kenyataannya kegiatan admninistasi memang dilakukan dalam praktek
tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau
komputer. padahal secara teoritis kegiatan administrasi lebih luas dari
pada itu. Bukan saja sebagai kegiatan pendukung dalam melengkapai
kegiatan yang ada di lapangan. Pandangan demikian itu tidak sepenuhnya
juga benar.
Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal
dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan
yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun
surat menyurat bahkan masalah hukum, sosial maupun ekonomi dan
lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya.
Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah,
Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi
sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar. Oleh karena itu
kebenaran data administrasi menuntut kejujuran dan kedisiplinan baik
pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian
ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti fisik ditinjau dari
aspek hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari
data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi
ekonomi siswa, sangat diperlukan baik oleh perorangan maupun
lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk kepentingan
penelitian mahasiswa. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi
masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir
administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi
pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang
mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi
yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi
pendidikan harus capable terhadap teknologi informasi saat ini.
B. Peranan Administrasi dalam Pendidikan
Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan
untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah
dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu
makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia
pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih
efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di
dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan
data(recording system) dan pelaporan (reporting system).
Administrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama
manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga
tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut.
Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas
dan profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan
data-data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk
pengelolaan sekolah sehari-hari. Pengawas pendidikan di semua tingkat
memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Untuk
tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat
kecamatan sampai propinsi memerlukan data untuk pelaporan yang lebih
tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau
program pendidikan pada masa mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data
pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan
pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi
lainnya.
Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan
jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah.
Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu
dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan
sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat
dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan
mengetahui apa yang menjadi tugasnya.
Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada
tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai
administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan
tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas
administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan
pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi di tingkat
sekolah.
Pengertian Administrasi Pendidikan
Kata “Administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad
dan ministrare. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam
Bahasa Inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan ministrare sama
dengan to save atau to conduct yang berarti “melayani”, “membantu”, atau
“mengarahkan”. Dalam Bahasa Inggris to administer berarti pula
“mengatur” , “memelihara” (to look after), dan mengarahkan. (M. Ngalim
Purwanto, 2004 : 1)
Jadi kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha
untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan
didalam mencapai suatu tujuan.
Sedangkan administrasi pendidikan ialah segenap proses pengarahan dan
pengintegrasian segala sesuatu, baik personal, spiritual maupun material
yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.
Administrasi Pendidikan dan Administrasi Sekolah
Administrasi pendidikan meliputi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan pendidikan di suatu negara.
Sedangkan administrasi sekolah kegiatan-kegiatannya terbatas pada
pelaksanaan pengelolaan pendidikan di sekolah sehingga kita mengenal
adanya administrasi Sekolah Dasar, Lanjutan, Perguruan Tinggi dan
sebagainya, diantaranya kepemimpinan Kepala Sekolah, Supervisi dan
sebagainya.
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur pokok, diantaranya:
- Adanya sekelompok manusia (sedikitnya dua orang)
- Adanya tujuan yang hendak di capai bersama
- Adanya tugas / fungsi yang harus dilaksanakan
- Adanya perlengkapan dan peralatan
Pengertian Tata Usaha
Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir
mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis
menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata
Usaha
a) Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang
masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata
adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha
dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi
menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
b) Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan
istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan
sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha
ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.
c) The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas
menghimpun,mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Selanjutnya, dalam Handout ini tata usaha diberi pengertian sebagai
aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga
keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan
informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat
dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.
Administrasi pendidikan dalam arti yang seluas-luasnya adalah suatu ilmu
yang mempelajari penataan sumber daya yaitu sumber daya manusia,
kurikulum atau sumber belajar dan fasilitas untuk mencapai tujuan
pendidikan secara optimal dan menciptakan suasana yang baik bagi
manusia, yang turut serta dalam pencapaian tujuan pendidikan yang
disepakati. Administrasi pendidikan pada dasarnya adalah suatu media
belaka untuk mencapai tujuan pendidikan secara produktif yaitu efektif
dan efisien.” Engkoswara (1987 : 42)
Jadi dengan lebih memperhatikan aspek administrasi pendidikan maka
diharapkan tujuan pendidikan atau target program pendidikan dapat
tercapai secara efektif dan efisien. Administrasi pendidikan yang juga
sering disebut dengan manajemen pendidikan sangat diperlukan untuk
menjamin supaya seluruh kegiatan pendidikan dapat terlaksana dengan
optimal.
“Administrasi pendidikan adalah proses keseluruhan kegiatan bersama
dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan dan pembiayaan,
dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik
personil, materiil, maupun spirituil untuk mencapai tujuan pendidikan
secara efektif dan efisien.”
Purwanto dan Djojopranoto (1981:14) bahwa :
Karena administrasi pendidikan merupakan suatu usaha bersama yang
dilakukan untuk mendayagunakan semua sumber daya baik manusia, uang,
bahan dan peralatan serta metode untuk mencapai tujuan pendidikan secara
efektif dan efisien.
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
Efektif :
mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat
Efisien :
mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat
Apa pengertian efisien dan efektif jelaskan perbedaannya serta berikan contohnya
Efisien adalah perbandingan antara keluaran dengan masukan atau kemampuan untuk mengerjakan hal dengan benar.
Efektif adalah perbandingan antara keluaran dengan tujuan atau kemampuan untuk mengerjakan hal yang benar.
Contoh : membunuh nyamuk dengan bom. Efektif nyamuk mati, tetapi tidak
efisien karena rumah hancur dan memerlukan biaya besar dalam pembuatan
bom
Jadi dalam administrasi pendidikan terkandung unsur-unsur
- Tujuan yang akan dicapai.
- Adanya proses kegiatan bersama.
- Adanya pemanfaatan sumber daya.
- Adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan terhadap sumber daya yang ada.
Dari segi operasional atau bidang garapan, maka administrasi pendidikan meliputi
- Administrasi Kesiswaan.
- Administrasi Pengajaran
- Administrasi Personil
- Administrasi Persuratan dan Kearsipan
- Administrasi Keuangan
- Administrasi Perlengkapan
- Administrasi Hubungan Masyarakat
- Administrasi Perpustakaan
Maka ruang lingkup administrasi sekolah
Manajemen administratif, meliputi proses manajemen yang pada dasarnya
terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.
Ruang lingkup manajemen seperti ini juga sering disebut sebagai proses
manajemen atau fungsi manajemen
Manajemen operatif, meliputi unit-unit kegiatan dalam sebuah organisasi
yang diantaranya terdiri dari administrasi kesiswaan, administrasi
pengajaran, administrasi personil, administrasi persuratan dan
kearsipan, administrasi keuangan, administrasi perlengkapan,
administrasi hubungan masyarakat, serta administrasi perpustakaan
Pengertian Pelayanan
Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain :
Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan juga merupakan suatu proses.
Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan
yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000;
17).
Yang dimaksud pelayanan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh
pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak.
Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12)
Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang
dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan
masyarakat/ khalayak umum.
Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan
yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan. Masih banyak pengertian pelayanan yang
dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan
lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang
baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta
termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara
lain :
- Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;
- Kesederhanaan,memudahkan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan(kalau bisa dipermudahkan mengapa dipersulit) jangan dibalik
- Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas ;
- Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang ;
- Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi ;
- Menyenangkan, Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.
FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI PENDIDIKAN/SEKOLAH
Bahwa administrasi sekolah memiliki fungsi :
- Perencanaan ( Planning )
- Pengorganisasian ( Organizing )
- Pengoordinasian ( Coordinating )
- Komunikasi
- Supervisi
- Kepegawaian ( Staffing )
- Pembiayaan ( Budgeting )
- Penilaian ( Evaluating )
Dengan melihat kepada unsur – unsur pokok dalam administrasi seperti
telah di kemukakan terdahulu, jelas bahwa bidang – bidang yang
tercakup di dalam proses kegiatan administrasi pendidikan itu luas.
Secara terperinci bidang garapan administrasi pendidikan adalah sebagai berikut :
1). Administrasi tata laksana sekolah, meliputi :
- Organisasi dan struktur pegawai tata usaha
- Organisasi dan anggaran belanja keuangan sekolah ,Masalah kepegawaian ,Masalah perlengkapan dan perbekalan, Keuangan dan pembukuan
- Korespondensi / surat – menyurat
- Laporan – laporan (bulanan, kuartalan, dan tahunan)
- Masalah pemangkatan, pemindahan, penempatan, dan pemberhentian pegawai
- Pengisian buku pokok, klapper, raport, dan sebagainya
- Administrasi personel guru dan pegawai sekolah, meliputi :
- Pengangkatan dan penemptan tenaga guru
- Organisasi personel guru
- Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru
- Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru
- Konduite dan penilaian kemajuan guru
- Inserfivice training dan up-grading guru
2).Administrasi Murid, meliputi:
- Organisasi dan perkumpulan murid
- Masalah kesehatan dan kesejahteraan murit
- Penilaian dan pengukuran kemajuan murid
- Bimbingan dan penyuluhan bagi murid
3). Supervisi pengajaran, meliputi:
- Usaha membangkitkan semangat guru dan pegawai
- Usaha mengembangkan, mencari dan menggunakan metode pengajaran yang baru
- Usaha mengembangakan kerja sama antara guru, murid,dan pegawai
- Mengusahakan cara-cara menilai hasil pendidikan
- Usaha mempertinggi mutu dan pengalaman guru-guru
- Pelaksanaan dan Pembinaan Kurikulum, meliputi:
- Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan
- Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum
- Kurikulum bukanlah sesuatu yang harus di ikuti begitu saja tanpa perubahan
- Pendidikan dan perencanaan bangunan sekolah, meliputi:
- Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang di butuhkan
- Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya pendirian sekolah
- Menentukan jumlah ruang dan luasnya
- Cara-cara penggunaan gedung dan fasilitas sekolah
- Alat-alat perlengkapan
- Kondisi masyarakat sekitar sekolah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar